Ce qu’il faut vérifier avant d’approuver un envoi.

Commencez par une référence convenue.

L’inspection est particulièrement utile lorsque tout le monde sait contre quoi les marchandises sont vérifiées. Il peut s’agir d’un échantillon approuvé, d’une fiche de spécifications, d’une instruction d’emballage ou d’une combinaison de ceux-ci. Enregistrer la version et résoudre les différences avant la vérification.

Déterminez quelles caractéristiques sont importantes, comment elles seront vérifiées et quelle partie de l’ordre est couverte. Une inspection d’échantillonnage est différente du comptage de chaque unité ou de l’essai de chaque produit. Le rapport devrait rendre cette portée compréhensible.

Vérifiez quatre couches de l’ordre.

1. Le produit: Examiner les contrôles d’apparence, de matériaux, de dimensions, de fabrication et de fonctionnalité convenus. Une photographie peut montrer une finition, mais elle ne peut pas établir toutes les exigences de performance.
2. L’assortiment: Concilier les SKU, les couleurs, les tailles et les quantités attendues. Veuillez noter si les quantités ont été entièrement comptées, vérifiées par carton ou prises en échantillon.
3. L’emballage: Vérifiez les emballages individuels, les inserts, les étiquettes, les cartons extérieurs et les marques d’expédition selon les instructions. Enregistrer les dommages visibles et les désaccords.
4. La préparation de l’expédition: Déterminez quels biens sont finis, emballés et disponibles à la remise, et quels articles ou documents sont encore en circulation.

Demandez des résultats à l’appui d’une décision.

Un rapport utile identifie l’ordre, la date d’inspection, le lieu, la portée et les documents de référence. Il explique ce qui a été inspecté, ce qui n’a pas été inspecté et quelles exceptions ont été trouvées. Les photos doivent montrer clairement le problème et le relier à l’article ou au carton pertinent.

Lorsqu’une mesure ou un contrôle fonctionnel sont importants, noter la méthode et le résultat. Lorsque l’accès était limité ou que les marchandises n’étaient pas prêtes, notez cette limitation plutôt que de considérer un contrôle incomplet comme un résultat net.

Soyez d’accord sur la réponse aux divergences.

Une exception a besoin d’une prochaine étape. En fonction du problème et de votre accord, cela peut signifier trier, refaire, remplacer, compter, ajuster l’ordre ou demander un autre chèque. Identifiez qui est responsable, quelles preuves feront cesser le problème et si l’expédition devrait attendre votre décision.

Gardez les résultats et la décision de l’acheteur liés. Un rapport d’inspection enregistre les observations; il ne devrait pas remplacer silencieusement le processus d’acceptation convenu par l’acheteur.

Comprenez les limites.

L’inspection réduit l’incertitude concernant les marchandises examinées à ce moment-là. Elle ne prouve pas que chaque unité est exempte de défauts, ne prédit pas toutes les défaillances futures ou ne remplace pas les essais et la documentation nécessaires pour un marché particulier. La certification des produits et les essais en laboratoire ont besoin d’une portée et d’un fournisseur appropriés.

Jinaria aide à coordonner les contrôles convenus et communique les résultats avant expédition. Les critères de portée, d’échantillonnage et d’acceptation sont confirmés pour le projet spécifique.