Cosa controllare prima di approvare una spedizione.

Inizia con un riferimento concordato.

L’ispezione è molto utile quando tutti sanno contro cosa vengono verificate le merci. Tale riferimento può essere un campione approvato, una scheda di specifiche, un’istruzione sull’imballaggio o una combinazione di questi elementi. Registrare la versione e risolvere le eventuali differenze prima del controllo.

Decidere quali caratteristiche sono importanti, come verranno controllate e quanto dell’ordine è coperto. Un’ispezione di campionamento è diversa dal conteggio di ogni unità o dal test di ogni prodotto. La relazione dovrebbe rendere questo ambito comprensibile.

Controlla quattro strati dell’ordine.

1. Il prodotto: Esaminare i controlli concordati di aspetto, materiali, dimensioni, lavorazione e funzionalità. Una fotografia può mostrare una finitura, ma non può stabilire tutti i requisiti di prestazione.
2. L’assortimento: Conciliare le SKU attese, i colori, le dimensioni e le quantità. Si noti se i quantitativi sono stati completamente contati, controllati in cartone o campionati.
3. L’imballaggio: Controllare i singoli imballaggi, le inserzioni, le etichette, le scatole esterne e i marchi di spedizione rispetto alle istruzioni. Registrare i danni visibili e le discrepanze.
4. Preparazione della spedizione: Indicare quali merci sono finite, imballate e disponibili per la consegna e quali articoli o documenti sono ancora in sospeso.

Chiedi risultati che sostengano una decisione.

Una relazione utile identifica l’ordine, la data dell’ispezione, la posizione, la portata e i documenti di riferimento. Essa spiega cosa è stato ispezionato, cosa non è stato ispezionato e quali eccezioni sono state trovate. Le foto dovrebbero mostrare chiaramente il problema e collegarlo all’articolo o alla scatola pertinente.

Qualora una misurazione o un controllo funzionale siano importanti, registrare il metodo e il risultato. Se l’accesso era limitato o le merci non erano pronte, registrare tale limitazione piuttosto che trattare un controllo incompleto come un risultato pulito.

Concordate sulla risposta alle discrepanze.

Un’eccezione ha bisogno di un passo successivo. A seconda del problema e del vostro accordo, ciò può significare la classificazione, il rilavoro, la sostituzione, il ricontamento, l’aggiustamento dell’ordine o la richiesta di un altro controllo. Identifica chi è responsabile, quali prove risolveranno il problema e se la spedizione dovrebbe aspettare la tua decisione.

Tenere i risultati e la decisione dell’acquirente collegati. Una relazione di ispezione registra le osservazioni; essa non deve sostituire in silenzio il processo di accettazione concordato dall’acquirente.

Comprendi i confini.

L’ispezione riduce l’incertezza relativa alle merci esaminate in quel momento. Non dimostra che ogni unità sia priva di difetti, preveda tutti i futuri guasti o sostituisce le prove e la documentazione richieste per un determinato mercato. La certificazione dei prodotti e le prove di laboratorio hanno bisogno dell’ambito di applicazione e del fornitore appropriati.

Jinaria aiuta a coordinare i controlli concordati e a comunicare i risultati prima della spedizione. I criteri di portata, campionamento e accettazione sono confermati per il progetto specifico.