Un buon brief di approvvigionamento parte da questi dettagli.

Fate specificare il prodotto prima di confrontare il prezzo.

Una foto è un utile punto di partenza, ma raramente descrive tutto ciò che un fornitore ha bisogno di citare. Due prodotti possono sembrare simili utilizzando materiali, metodi di costruzione o imballaggi diversi. Quando questi dettagli mancano, due prezzi attraenti possono descrivere due ordini diversi.

Il tuo primo brief non deve essere lungo. Essa dovrebbe chiarire i requisiti importanti e identificare le domande ancora aperte. Questo dà alla fabbrica qualcosa di concreto da valutare e dà al tuo team una base più equa per il confronto.

1. Descrivere cosa deve fare il prodotto.

Spiegare l’uso previsto, il cliente e le caratteristiche che contano. Includere dimensioni, materiali, finiture, colori e eventuali requisiti di prestazioni che si possono specificare. I collegamenti di riferimento e le immagini aiutano, ma aggiungete appunti che spiegano cosa mostra ogni riferimento. Se un dettaglio è facoltativo, dimmelo.

2. Requisiti separati dalle preferenze.

Prendete nota delle caratteristiche che non possono cambiare e di quelle che siete disposti a discutere. Una particolare dimensione potrebbe essere essenziale perché il prodotto deve adattarsi ad una parte esistente. Un finale potrebbe essere semplicemente una preferenza. Questa distinzione aiuta i fornitori a proporre alternative senza modificare in silenzio la sostanza della richiesta.

3. Specifica l’ordine, non solo l’oggetto.

• Quantità: Indicare le unità totali e la divisione per SKU, colore o dimensione. Menziona se il primo ordine è un processo.
• Imballaggio: Descrivere le singole confezioni, le inserzioni, l’etichettatura e le aspettative per le scatole esterne. Chiedi quali elementi sono inclusi nella citazione.
• Destinazione: Condividi il paese di destinazione e tutti i requisiti di ricezione o etichettatura che conosci già.
• Tempo: Distinguere la data di spedizione desiderata dalla data in cui si desidera che arrivi la merce.

4. Chiedete le ipotesi dietro la citazione.

Chiedere una chiara ripartizione dei prezzi unitari, dei costi del campione, degli strumenti, se del caso, dell’imballaggio, della portata delle spedizioni e delle tappe di pagamento. Chiedere al fornitore di identificare le esclusioni, i quantitativi minimi di ordini e le condizioni del termine di consegna quotato. Registrare la valuta e la validità della quotazione in modo che le discussioni successive si riferiscano alla stessa offerta.

5. Concordate su cosa succederà dopo il campione.

Prima di entrare in produzione, registrare il campione o la versione delle specifiche approvate e le eventuali modifiche apportate durante la revisione. Chiarificare come saranno gestite successivamente le sostituzioni e chi deve approvarle. Se è prevista un’ispezione, decidere quali controlli sono importanti prima che l’ordine sia già imballato.

Un brief chiaro non rimuoverà ogni domanda. Sarà più facile trovare le domande in anticipo, quando un cambiamento è ancora più facile da discutere. Jinaria può aiutare a organizzare le domande brevi, coordinare le domande dei fornitori e mantenere i requisiti concordati connessi all’ordine.