Ein gutes Beschaffungsbriefing beginnt mit diesen Angaben.

Stellen Sie das Produkt spezifisch, bevor Sie den Preis vergleichen.

Ein Foto ist ein nützlicher Ausgangspunkt, beschreibt aber selten alles, was ein Lieferant zitieren muss. Zwei Produkte können gleich aussehen, wenn sie unterschiedliche Materialien, Baumethoden oder Verpackungen verwenden. Wenn diese Angaben fehlen, können zwei attraktive Preise zwei verschiedene Bestellungen beschreiben.

Dein erster Brief muss nicht lange dauern. Es sollte die wichtigen Anforderungen klarstellen und die noch offenen Fragen identifizieren. Das gibt der Fabrik etwas konkretes zu beurteilen und gibt Ihrem Team eine gerechtere Grundlage für einen Vergleich.

1. Beschreiben Sie, was das Produkt tun muss.

Erklären Sie die vorgesehene Verwendung, den Kunden und die wichtigsten Merkmale. Fügen Sie Abmessungen, Materialien, Oberflächen, Farben und alle Leistungsanforderungen ein, die Sie angeben können. Referenzlinks und Bilder helfen, aber fügen Sie Hinweise hinzu, die erklären, was jeder Referenz zeigt. Wenn ein Bild optional ist, sagen Sie es.

2. Abgesonderte Anforderungen von Präferenzen.

Markieren Sie die Eigenschaften, die sich nicht ändern können, und die, die Sie gerne besprechen möchten. Eine bestimmte Dimension kann unerlässlich sein, da das Produkt zu einem vorhandenen Teil passen muss. Ein Ziel könnte einfach eine Präferenz sein. Diese Unterscheidung hilft Lieferanten, Alternativen vorzuschlagen, ohne den Inhalt Ihres Antrags ruhig zu ändern.

3. Geben Sie die Bestellung an, nicht nur den Artikel.

• Menge: Angeben Sie die gesamten Einheiten und die Aufteilung nach SKU, Farbe oder Größe. Erwähnen Sie, ob die erste Anordnung ein Prozess ist.
• Verpackung: Beschreiben Sie einzelne Verpackungen, Einlagen, Kennzeichnungen und Erwartungen an die Außenkarton. Fragen Sie, welche Gegenstände im Zitat enthalten sind.
• Bestimmungsort: Teilen Sie das Bestimmungsland und alle Anforderungen an den Empfang oder die Kennzeichnung mit, die Sie bereits kennen.
• Zeit: Unterscheiden Sie zwischen dem gewünschten Versanddatum und dem Datum, an dem die Ware eintreffen soll.

4. Fragen Sie nach den Annahmen hinter dem Zitat.

Bitte um eine klare Aufgliederung der Einheitspreise, der Stichprobenkosten, gegebenenfalls der Werkzeuge, der Verpackung, des Versandbereichs und der Zahlungs Meilensteine. Erfordert den Lieferanten, Ausschlüsse, Mindestbestellmengen und die Bedingungen für die angegebene Lieferzeit zu ermitteln. Aufzeichnen Sie die Währung und die Gültigkeit der Angebote, damit sich spätere Diskussionen auf das gleiche Angebot beziehen.

5. Versöhnen Sie sich darüber, was nach der Probe passiert.

Vor der Produktion ist die genehmigte Stichprobe oder Spezifikationsversion sowie alle während der Überprüfung vorgenommenen Änderungen aufzuzeichnen. Erläutern Sie, wie die Substitutionen später behandelt werden und wer sie genehmigen muss. Wenn eine Inspektion geplant ist, entscheiden Sie, welche Kontrollen wichtig sind, bevor die Bestellung bereits gepackt ist.

Eine klare Beschreibung wird nicht alle Fragen beseitigen. Es wird die Fragen erleichtern, sie frühzeitig zu finden, wenn eine Änderung noch einfacher zu besprechen ist. Jinaria kann dazu beitragen, die kurzen Fragen der Lieferanten zu organisieren, zu koordinieren und die vereinbarten Anforderungen an die Bestellung zu verknüpfen.